然而 ， 数字化的质量管理系统却可以使部门间的沟通无缝连接 ， 以促进问题的解决或任务的及时跟进 。
比如我们在2020年12月1日《6分钟掌握电子化分层审核》文中谈及“电子化的审核问题跟踪系统”时 ， 过去我们做分层审核最怕的就是问题跟踪 ， 因为大部分的分层审核都是班组长去做 ， 做完后 ， 通过是一个月才去现场收集这些问题的的整改情况， 即使发现了可疑的问题 ， 但是由于时间过去很久 ， 也很难再去追踪与确认了 。
电子化的分层审核软件 ， 可以做到对审核问题的电子化的追踪 ， 这样的追踪与跟进 ， 无需质量工程师一对一得与各个部门督促与沟通 ， 只需要通过软件系统 。
●现场审核到的问题 ， 无论是整改人还是审核人或管理层都可以看到处理的类型（需整改 ， 立即纠正）；
●现场审核中重复发生的问题 ， 推送到质量工程师（或指定人员）进行判定整改的责任部门及责任人；
●完整的问题清单 ， 让管理者动态和随时了解现场审核情况；
●整改项根据问题的分类 ， 可自动进入快速响应问题清单 。
2. 更好更先进的数据管理；
使用纸质版的QMS系统 ， 大部分数据都是纸质的 ， 如果没有现场操作工或班组长的及时汇报与沟通 ， 我们通常只能够通过日、周、月的统计频率来发现和识别问题与风险 ， 当在解决问题过程中 ， 需要资源投入时 ， 还需要将数据做成各种分析表 ， 以获得管理层的支持 。
使用电子质量管理系统就可以对所有记录的数据进行实时管理 。 包括纠正和预防措施、变更管理、不合格品和客户投诉等 ， 使用数据更加即时化、可视化 ， 也更容易暴露问题及获得管理层的支持 。
例如我们在2021年1月1日《安灯系统数字化低成本解决方案》文中指出 ， 过去安灯系统只是操作工按灯 ， 针对一个个报警解决一个个问题 ， 但是电子化安灯系统中的数据系统 ， 可以对安灯的数据进行记录与分析 ， 由用户自定义不同的集合水平 ， 如按工位 ， 问题发生的类型 ， 不同班次等 ， 对安灯的问题进行分析 ， 以发现系统的持续改进的机会 。 可以通过电子化的看板 ， 使现场的问题一目了然 ， 便于问题的推动与解决 。
3. 更快更好的可访问性；
使用基于纸质的质量管理系统的缺点是存储和访问受限 ， 尤其是变更后没有记录更改或由谁进行的更改 ， 这样的事情非常常见 ， 给我们的工厂管理带来了极大的难度 ， 有经验的管理者常说《控制好变更 ， 工厂运营效率提升一半以上!》（见2020年4月21日文） 。 其实当中相当一部分的难点就在于用纸质的管理系统带来的弊端 。
但是 ， 电子质量管理系统确保您只需拥有所需的访问代码和互联网连接 ， 即可在任何地方轻松访问记录 。 它确保遵守记录保留政策并更有效地检索记录 。
如我们在2021年10月12日《变更管理的瓶颈和解决方案》中所说 ， 电子化的后 ， 变更后的沟通的渠道变更清晰明确 ， 团队可以通过同一个系统 ， 实时阅读同一份文件 ， 并且及时更新彼此的进度 。
4.消除浪费；
【戴尔|为什么将纸质 QMS 转变为数字化QMS】每个环保主义者都会同意的电子质量管理系统的明显好处之一是节省纸张和减少浪费 。
最值得注意的是 ， 电子质量管理系统的实施可以节省的浪费有：
-纸张的浪费；
-时间的浪费；
-效果不理想；
-沟通成本的增加 。
5. 持续改进的管理；
在纸质的质量管理系统中 ， 质量经理很难实施持续改进计划 ， 除非每个人都有高度的职业素养 。 缺乏可靠的闭环控制使得纠正措施难以实施 ， 或者流于形式 。
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