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word技巧和快捷键大全 word技巧( 五 )

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在Word2000中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档 。可是，如何生成“小字本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程 。Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手：
①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成20×20的稿纸文档；
②左击“视图/页眉和页脚”选单项；
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮；
④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令；
⑤拖动方格列，排成31×20的“小字本”格式；
⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡；
⑦将每页行数设置为31后确定；
⑧关闭“页眉/页脚”即可 。
8、妙用Word中的自动图文集输入个人信息
在使用Word工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息 。如：姓名、单位、家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ号码……对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用Word中的“自动图文集”就可以轻松地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作 。
“自动图文集”的使用步骤如下：
①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错） 。比方说我选定地就是以下文字：
姓名：蔬菜
家庭地址：中国
电话：1234567
电子信箱：feiyang@china.com
QQ号码：88888888
②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建” 。在弹出的创建“自动图文集”对话框中，输入“自动图文集”的名字，如你的名字 。在本例中假设你输入的是“个人信息” 。
③现在，请你在Word中键入“个人信息” 。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框，此时按F3键，预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置 。如果不需要该定义的格式，继续键入其他内容即可跳过 。在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后，它会出现在“插入”菜单中的“自动图文集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式 。
9、Word的压缩功能
如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在Word中编辑的文档所占的空间比较小，这样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上，再到有打印机的电脑上打印 。一般来说，如果Word文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档 。当文档中有图片的时候，这时文档所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下 。
这种情况通常有两种解决办法 。一是通过压缩软件将文档压缩，将压缩后的文档拷贝到一张软盘上，再到其它的电脑上解压 。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到几张软盘上，再到其它的电脑上合并 。我想，这两种办法都是非常不方便的 。笔者经过实践，发现Word本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能 。当然，这不同于真正的压缩，只是笔者对这种功能的命名 。“压缩”方法非常简单，步骤如下：
第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中 。如果需要剪贴板里面的图片，应通过Windows的“画笔”，将其存为一个文档 。
第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置 。
第三、选择Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项 。
第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中 。

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